• ustawa o pracownikach samorządowych,

• ustawa kodeks postępowania administracyjnego,

• ustawy o samorządzie gminnym,

• ustawa o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne,

• rozporządzenie w sprawie sporządzania i doręczania pism w formie dokumentów elektronicznych,

• ustawa o ochronie danych osobowych,

• ustawy o bezpośrednim wyborze wójtów, burmistrzów i prezydentów miast,

• Ordynacji wyborczej do rad gmin, rad powiatów i sejmików województw,

• Ordynacji wyborczej do sejmu RP i do senatu RP,

• ustawa o wyborze Prezydenta Rzeczpospolitej Polskiej,

• Ordynacja wyborcza do parlamentu Europejskiego,

• Statutu Gminy Gniew.

należy, przede wszystkim:
 

 1. 1 Obsługa sekretariatu, a w tym należy:

   1. obsługa urządzeń – centrali telefonicznej, poczty e-mailowej, faxu, kserokopiarki, modemu itp.,
   2. organizowanie przyjmowania interesantów przez Burmistrza, 
   3. umawianie spotkań, przygotowywanie sprawozdań z działalności Burmistrza między sesjami,
   4. prowadzenie bieżących spraw na zlecenie Burmistrza, Zastępcy Burmistrza i Sekretarza,
   5. uprzejme, sprawne i kompetentne obsługiwanie interesantów,
   6. przyjmowanie podań i wniosków,
   7. udzielanie niezbędnych informacji potrzebnych przy załatwieniu przez interesanta danej sprawy.

1.2 Załatwianie spraw dotyczących obsługi administracyjno – gospodarczej Urzędu, a w tym:

1. zaopatrzenie Urzędu w niezbędne materiały biurowe, meble, urządzenia i inne,

2. zapewnienie sprawnego funkcjonowania urządzeń i instalacji w Urzędzie,

3. prowadzenie drobnych napraw mebli, urządzeń biurowych, pomieszczeń i innych,

4. zaopatrzenie Urzędu w środki czystości, kontrola utrzymania porządku i czystości w siedzibie Urzędu,

5. przygotowywanie umów i nadzorowanie realizacji umów na wykonywanie usług niezbędnych do sprawnego funkcjonowania pracy Urzędu tj.: usługi telekomunikacyjne, pocztowe, teleinformacyjne, dostarczanie mediów, dostarczanie czasopism itp.

6. rozliczanie rachunków za opłaty w zakresie umowami i zleceń o których mowa w pkt. 5,

7. administrowanie zasobami telekomunikacyjnymi (program sterowania centralą telefoniczną),

8. prowadzenie ewidencji kluczy,

9. zaopatrzenie apteczki Urzędu,

10. dekoracja flagami budynku Urzędu oraz budynku posiedzeń Rady Miejskiej w czasie świąt i innych ważnych okoliczności,

11. należyte zabezpieczenie budynku (m.in. zamknięcie okien, drzwi, włączenie systemu alarmowego) po zakończonych godzinach pracy,

12. staranne codzienne sprzątanie pomieszczeń biurowych, korytarzy, łazienek i pozostałych pomieszczeń oraz utrzymanie estetyki wokół obiektów siedziby Urzędu,

13. pielęgnacja zieleni w pokojach biurowych i korytarzach,

14. mycie okien, pranie firanek, nakryć i flag.

Zadania określone w punktach od 8 do 14 wykonywane są z wyłączeniem obiektów w których siedzibę ma Gminne Centrum Reagowania.

1.3 Obsługa Biura Obsługi Interesanta, a w tym:

1) obsługa kancelarii:

1. ewidencjonowanie korespondencji (również elektronicznej) przychodzącej do urzędu,

2. wysyłanie korespondencji i odbiór korespondencji z Urzędu Pocztowego,

3. przygotowywanie korespondencji do wysyłki za pośrednictwem gońca,

4. przekazywanie - za pośrednictwem Sekretariatu - korespondencji do i od Rady, jej komisji oraz poszczególnych radnych,

5. zapewnienie właściwego obiegu korespondencji w Urzędzie,

6. powielanie dokumentów,

7. potwierdzanie zwrotnych potwierdzeń odbioru korespondencji,

8. przekazywanie i rozdział zadekretowanej korespondencji do poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu,

9. kierowanie interesantów do poszczególnych komórek organizacyjnych,

10. obsługa urządzeń – faxu, skanera, poczty e-mailowej, kserokopiarki, modemu itp.,

11. zamawianie pieczątek i prowadzenie centralnej ewidencji pieczęci urzędowych i pieczątek,

12. nadzór nad przechowywaniem pieczęci urzędowych,

13. podawanie do publicznej wiadomości ogłoszeń poprzez umieszczanie ich na tablicy ogłoszeń,

14. prowadzenie rejestru ogłoszeń wywieszonych na tablicy ogłoszeń Urzędu, potwierdzanie okresu przez jaki wywieszony był dokument w celu podania go do publicznej wiadomości,

15. wprowadzanie dokumentów do elektronicznego obiegu,

16. przygotowywanie postanowień w zakresie przekazywania podań, wniosków do odpowiednich organów zgodnie z ich kompetencjami.

17. prowadzenie zbioru aktów prawnych i zapewnienie ich właściwego obiegu w Urzędzie oraz udostępnianie ich do wglądu,

18. prowadzenie zbioru niektórych czasopism,

19. zapewnienie właściwej obsługi interesantów,

20. prowadzenie biura podawczego,

21. obsługa administracyjno – biurowa kancelarii,

22. wysyłka korespondencji urzędowej,

23. odbiór korespondencji z poczty na podstawie udzielonego pełnomocnictwa,

24. potwierdzanie zgodności kopii z oryginałem oraz własnoręczności podpisu na podstawie odrębnego upoważnienia Burmistrza.